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3招教你优化物业公司档案管理


洪礼佳/中国物业管理/20160301


    物业公司档案是指物业公司在其物业开发和管理活动中形成的具有保存价值的原始记录,包括文字、图像、声音等各种形式。随着物业管理工作的开展,从物业维修、养护设施设备到了解物业使用人情况,乃至收取物业管理费等,每个物业管理环节都离不开档案。本文试从物业公司档案的特点与管理现状出发,结合自身工作实际感受,就优化物业公司档案管理谈些初步认识。

    物业公司档案的特点

    与一般档案相比较,物业公司档案有其独到的特点。正确认识和研究这些特点,有利于掌握物业公司档案的客观规律,推进物业公司档案工作的科学管理,使之更好的服务于物业管理工作和业主。物业公司档案的特点主要表现为档案管理的动态性、档案内容的凭证性、档案利用的局限性等。

    物业公司档案管理存在的问题

    (一)档案管理动态性与及时完整收集之间的矛盾

    物业公司档案中有关的信息通常会随着物业管理工作的开展而变化,物业公司档案管理动态性特点,决定了必须根据物业和业主(物业使用人)情况的变化,对相关档案内容及时更新补充。现实工作中,有些物业公司的领导和业务人员归档意识不强,致使负责物业管理具体运营操作的部门收到第一手资料后,不能及时向公司档案部门移交,相当一部分文件材料散存在各个楼盘管理部门,有的甚至任意杂乱堆放,或者过了很久以后才零零散散地交给档案室,导致物业公司档案的完整性得不到保障。

    (二)档案传统管理模式与要求快速准确查阅之间的矛盾

    目前,相当部分小型物业公司,档案仍以传统的纸质形式储存,尚未采用计算机辅助档案管理,也未实现电子文件与纸质文本双套制管理的目标。在实际工作中,由于物业公司与业主之间容易发生经济利益纠纷,物业公司的档案是双方维权的重要依据凭证,同时公司对业主日常生活的服务,也需要档案帮助解决问题,档案的借阅利用率很高,利用者对查阅的速度和信息内容的精准方面,要求也愈加迫切。传统的提供原始纸质档案的查阅利用方式繁琐而复杂,难以满足物业公司实际工作的要求,查阅速度和精准性与利用需求的矛盾日益显现,使物业档案的凭证依据作用难以及时、有效的发挥。

    (三)档案利用局限性与档案人员保密意识缺失之间的矛盾

    物业公司档案中的有些内容涉及个人隐私,使得档案利用对象受到一定程度的局限。比如业主信息联系表,里面涉及业主的姓名,出生年月,家庭地址,固定电话及手机号码,业主及其家庭主要成员的工作单位,以及业主的身份证和房产证复印件等信息。物业公司档案人员有义务为业主、为公司做好保密工作,不得随意泄露,这是档案人员从业最基本的职业道德。然而现实工作中,有些物业公司对档案工作缺乏必要的重视,不注重档案人员的选配,档案人员入职门槛低,入职后岗位培训不到位,一些档案管理人员匆匆上岗,对物业档案管理的基本知识和起码要求知之甚少,对物业公司档案和业主信息的保密要求不了解。由于保密意识缺失,小则侵犯物业公司或业主的利益,大则引来状告物业公司的诉讼官司,使公司承担经济赔偿责任,造成恶劣的社会影响,妨碍物业公司的健康发展。

    优化物业公司档案管理的措施

    针对物业公司档案管理面临的情况,必须结合物业公司档案的特点,正确认识存在的问题,并积极寻求切实可行的对策。笔者认为,可从以下几个方面采取措施。

    (一)加大宣传培训力度,提升全员档案意识

    物业公司应充分意识到物业公司档案对于一个物业企业发展运作的重要性。一方面,积极主动开展宣传。在全公司范围开展档案工作宣传,增强领导干部、业务人员,特别是档案人员的档案意识,积极争取物业公司领导以及各业务部门对档案工作的高度重视,为物业公司档案人员定期及时收集各业务部门产生的档案,营造积极参与、主动配合的氛围基础。另一方面,要强化档案业务培训。积极组织公司和基层物业档案人员开展岗位专业培训,并能做到档案人员入职专业培训与在职继续教育并重,努力提高档案人员的业务素质和综合素质,增强责任意识,使之具备档案管理要求的基本素养和工作能力。同时,采取各种激励措施,激发档案人员的工作活力,不断提高档案管理水平,为做好物业公司档案管理工作提供充分的人力和物力保障。

    (二)创新管理手段,推进档案信息化进程

    在物业公司档案管理过程中,要结合物业公司档案内容构成相对固定的特点,尽快引进信息化管理技术,运用专业的计算机档案管理软件,实现档案信息存储和查询等功能。必要时,还可以进行有关档案的数字化处理,进行电子扫描,档案信息数据用光盘、移动硬盘备份。借助信息技术,使得档案的凭证依据和信息参考作用,在提供查阅利用过程中更加及时、有效的得以发挥。同时,要积极开发档案资源,通过较深层次的信息开发,提供系统的信息加工材料,提高档案的使用价值,更好地为物业管理业务部门和业主(物业使用人)服务,创造良好的社会效益和经济效益。

    (三)强化制度建设,规范档案管理

    制度约束行为。档案管理制度是档案工作的重要基础,要以科学化、规范化为目标,根据物业管理状况不断改进和创新各项档案管理规章制度,只有这样,才能更好地优化物业公司档案管理。要通过进一步建立健全档案管理规章制度,落实岗位职责,明确各级人员的责任,把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要内容和考核依据,严格执行机制,贯彻落实实施。建立涵盖公司领导,各业务部门的档案管理工作网络,规范文件材料归档和档案管理的全过程,使物业公司档案工作走上管理规范化的轨道。

    物业公司档案管理工作是物业企业重要的基础工作之一,物业档案管理的优化与企业的持续发展密不可分,要充分认识到目前物业公司档案管理工作的不足,并想方设法优化完善,使物业公司档案更好地发挥对于物业企业乃至全社会的利用价值。


阅读: 334 次     2018-11-26 13:01:00