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如何做好物业管理档案


佰佰安全网/20180707


     导语:
   对于物业来说,业主的档案是非常重要的,我们必须做好里面的相关信息。那么下面我们就一起来了解一下,如何做好物业管理档案。

 

   对于物业来说,业主的答案是非常重要的,我们必须做好相关的信息,再能突发事件的时候才能更好的去联系业主,那么要怎么去做呢?这就需要我们来学习,下面我们大家就一起来了解一下如何做好物业管理档案。

   物业管理企业的档案工作作为企业管理的一部分,必须适应现代企业和新时期的发展需要,树立新的观念,建立新的体制,实行新的管理制度。物业管理是新兴行业,这就要求物业管理企业的档案工作人员亦应创新思路,开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、体制、管理的创新。

   档案是保护企业合法权益的法律凭证:

   企业档案作为企业资产权益的原始凭证,是维护企业生存和发展的生命线和保护神,企业档案工作做的好坏,直接关系到企业的合法权益。企业在生产经营的过程中,其组织机构、经营管理人员、经营范围不断变化,有的物业管理企业已发展成了跨行业、跨地区的多种成份的经济组织,企业之间在生产、经营过程中经济活动呈现多元化和复杂化并不断产生债权、债务,如何保护好企业的即得利益和合法权益,解决好债权、债务和企业之间的经济纠纷以及企业与职工之间的劳动纠纷等问题,企业档案这一原始凭证就显得尤为重要了。

   档案可以提升企业信用水平:

   诚信是中华民族的传统美德,也是规范社会主义市场经济可持续发展的必要条件,社会诚信越来越被社会所重视。诚信有经济效益,讲诚信就能可持续发展已成为全社会的共识。随着诚信社会的建立,信用档案显得越来越重要,信用档案主要是企业为了自身的生存和发展,专门建立保存的各种信用记录。信用档案是企业信用状况的积累,信用好,经营状况就好,经济效益就好。建立信用档案,即可以扩大、提升企业的信用,有利于推动社会信用档案的建设,也是整顿规范市场经济秩序的根本之策。企业信誉是企业的无形资产,是企业基础性的资源,市场经济是信用经济,企业信誉和企业密切相关,是企业经济发展的一种无形的推动力。企业信用档案是企业档案中的重要组成部分。

   加强公司档案管理的措施

   加强档案管理、实现档案管理的达标升级正处于必然。结合公司实际,我以为加强档案管理应从以下四个方面入手:

   1、加强档案室硬件建设。从物业企业长远目标考虑,宜建立馆藏面积达150m2以上、具有一定承压能力的专业化档案室,配备专业性强、自动化程度高的手摇式档案柜组。从短期目标考虑,应将现有档案室里的档案和文印分墙隔开,清除非档案物品,做到档案室专用;购买必要的书柜书架,专存图书,实行档案、图书一体化管理;购买一批档案柜、照片档案盒、卷皮、全引目录皮表、案卷目录皮表、案卷题名皮表,为整理档案提供方便;还要购买必要的防暑、防湿、防鼠、防盗设备,确保档案安全。

   2、建立合理的档案管理模式。根据物业公司目前工种多、服务时间长、项目多的实际,要建立“统一管理、分级负责”的管理模式,实行集中式管理和网点式管理相结合。总部对总部各部门档案集中管理,总部各部门所存档案定期向档案室移交,未移交前,档案柜统一存放档案室,由各部门掌管档案柜钥匙,并将档案柜内资料列出清单报档案室汇总备查,档案室钥匙只保留在档案员一人手中。总公司对各项目档案实行指导和监督。

   3、明确归档制度。企业的档案属于企业所有,企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务,不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次,要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档,保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料,要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况,档案员要跟踪督办,相关部门和人员要积极配合。

   4、不断丰富档案内容。在规范行政档案、人事档案、财务档案的基础上,要不断丰富新的档案内容,逐步建立起经营客户档案、科研技术档案、知识产权档案等涉及企业生存和发展的核心信息资源,使档案工作范围不断拓宽。

   积极做好物管档案的利用服务工作

   档案为用户所用是档案工作的最终目的。随着社会的进步,房地产事业的发展,物业管理企业档案发挥着越来越重要的作用。为企业评定资质、资质升级、保护企业的知识产权和商业秘密、提高企业的经营效益、服务水平、甚至在物管企业推出项目时,物管档案都能提供第一手资料。因此,物管档案中的每一份材料、每一张表格、每一份凭证、甚至于每一个具体日期,都可能关系到员工或业主的切身利益。如果由于工作失误或粗心大意很可能给某位业主造成一定的损失。如入住日期的填写必须字迹清楚,涉及到房屋保修时效问题。以前发生过业主填写不全、字迹不清致使发生不必要的维修责任纠纷。所以要求档案管理人员必须作到一丝不苟、认真负责。

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责任编辑:何显抢


阅读: 198 次     2018-12-5 9:19:00